Ausgangslage / Zielsetzung / Konzept
Der Kunde suchte ein intelligentes und effizientes Bestellsystem für die Händlereigenwerbung/-Gemeinschaftswerbung des Unternehmens. Dabei sollten die Vertriebspartner per Kennwort Zugang bekommen, um die entsprechenden Werbemittel zu bestellen.

 

Umsetzung / Projektinhalte
Information Factory setzte das Bestellsystem um und optimierte damit individuell die Geschäftsprozesse.

Bestellvorgang
Der Händler registriert sich und fordert damit ein Kennwort an, das ihm automatisch per E-Mail zugesendet wird. Hierfür sind die Adress- und Kontaktdaten des Händlers bereits hinterlegt. Der registrierte Ansprechpartner prüft und korrigiert ggf. diese Stammdaten.

Überwachung
Sowohl Händler als auch Hersteller können während des Ablaufs eines Bestellvorgangs jederzeit Einsicht in die Werbemittel-Bestellung nehmen.
Plausibilitätsprüfungen stellen dabei die Datenintegrität sicher.

Linearer Aufbau
Mit einer linearen Navigation durch den Bestellvorgang bleibt die Applikation klar strukturiert und einfach zu bedienen. Die Prozesslogik unterstützt dabei einerseits das korrekte Ausfüllen des Formulars und andererseits die Personalisierung der Werbemittel mit individuellen Angeboten, Kontaktdaten, Preisen etc.

Zum Abschluss folgt die Aufbereitung der individuellen Bestelldaten durch statische und generische PDF-Dokumente.

 

Ergebnis / Erfolg
Der Auftraggeber verfügt nun über eine kostengünstige Variante zur Bestellung mit Papier oder Fax. Reibungsverluste werden durch die Übertragung in elektronischen Datenformaten vermieden. Dabei erreicht der Vorgang hohe Flexibilität: Während bei Printmedien die Inhalte bereits bei Drucklegung und damit frühzeitig festgelegt werden müssen, können mit dem neuen Bestellsystem Änderungen noch kurz vor Beginn der jeweiligen Aktion durchgeführt werden.

Auch die Sachbearbeiter werden extrem entlastet, insbesondere zu Spitzenzeiten (bei saisonalen oder kurzfristigen Bestellvorgängen, bei Ende der Bestellfrist, bei Tages-Spitzenzeiten). Zudem ist eine Bestellung heute auch ausserhalb der normalen Arbeitszeiten möglich.

Die Überwachung wurde ebenfalls optimiert: Durch die sofortige Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit ist ein effektives Monitoring des Bestellprozesses und das frühe Eingreifen bei unerwarteten Partnerreaktionen jederzeit möglich.